Es importante abordar los puntos claves que deberíamos tener en cuenta en materia de privacidad cuando realizamos reuniones «on line» dado que éstas pueden realizarse mediante voz o video, y son unas herramientas que, aparte de estar potenciadas por la situación pandémica actual, son cómodas, y muy eficaces para evitar pérdidas de tiempo y desplazamientos innecesarios.

No obstante, su uso, conlleva el tratamiento de datos personales, por ello, es importante conocer algunas pautas que la Agencia Española de Protección de datos señala como básicas para garantizar que dichas reuniones «sean un espacio de trabajo eficaz y seguro, evitando incidentes que puedan llegar a constituir una brecha de seguridad de los datos personales o comprometer de otra forma la privacidad»:

– En las reuniones con un número elevado de personas asistentes y de diversas organizaciones, es conveniente designar al menos una personas participante que ayude al organizador/a durante su desarrollo en el control y en cuestiones relativas a la privacidad y seguridad.

– Debemos pensar por adelantado en la sensibilidad de los temas a tratar, la identidad de las personas participantes y la posible difusión en caso de que la reunión sea grabada.

– En su caso, limita quién puede compartir pantalla para evitar cualquier imagen no deseada o inesperada. Antes de que alguien comparta su pantalla, recuérdale el riesgo de compartir información sensible.

– No grabes la reunión a menos que sea necesario. En tal caso, informa adecuadamente a las personas asistentes de la finalidad de la grabación y en qué momento se inicia/detiene la grabación.

En cualquier caso en la web de la AEPD, se encuentra mayor información sobre este tema.